Bafuňářům zvoní hrana. Ondřej Syrový pomáhá digitalizovat český sport

Nejen ve sportovních klubech, ale i v rámci zájmových kroužků, se mnoho věcí a aktivit stále řeší pomocí papírů nebo excelových tabulek. Ve skupinách s pár členy může být takový způsob dostačující, ale jakmile se počet členů rozrůstá, přestávají tabulky rázem fungovat. Jejich udržování i vyplňování zabírá mnoho času a je nutné mít systém. Jakmile ale někdo z tabulky, byť omylem, něco smaže nebo z procesu vypadne odpovědná osoba, pak nastává problém.

Ondřej Syrový si tím prošel. Nejdřív jako sportovec, člen několika florbalových týmů, a později i jako manažer. Byl přesvědčený, že to lze dělat lépe, efektivněji a ulevit si tak od administrativy, což mu ve výsledku ušetří finance a uvolní ruce, takže svůj čas může investovat do toho důležitého – do sportu. Ondřejovi a jeho týmu se podařilo vyvinout službu, která to skutečně dokáže a dnes už pomáhá na 160 klubům s vedením docházky, sběrem souhlasů, udržováním aktuální členské databáze a kontaktů, tvorbou kalendářů nebo třeba i s automatizací plateb. Funkční aplikací to ale nekončí. Ondřej a jeho tým si potrpí na kvalitní a nepřetržitou zákaznickou podporu, která službu zásadně odlišuje od jiných podobných produktů.

Co vás k podnikání v téhle specifické oblasti inspirovalo a motivovalo?
Sportu se věnuji odjakživa. Začínal jsem v dobách, sice ne tak dávných, ale bez aplikací. Dobře tedy znám potvrzování účasti e-mailem, ručně vyplňované papíry a formuláře, placení příspěvků v hotovosti… Z druhé strany jsem si to pak vyzkoušel v managementu florbalového klubu, kde jsme k tomu navíc ještě měli přeposílané excelové tabulky. Říkal jsem si, že to přece musí jít líp. Sešli jsme se s pár kamarády a uplatnili naše zkušenosti ze sportu a znalosti programování a dali jsme se do práce. První verze klubové sekce eos samozřejmě vypadaly jinak než dnes, asi jako každý prototyp, ale postupem času i díky spolupráci s reálnými kluby jsme to dotáhli až sem, tedy ke 160 klubům a spolkům s víc než 60 000 členy. Samozřejmě víme, že tady práce zdaleka nekončí a eos club zone dál aktualizujeme, zdokonalujeme a připravujeme i nové zajímavé funkcionality.

Tvrdíte, že kluby lze spravovat jednodušeji a efektivněji. Jak?
Rozhodně to lze dělat jednodušeji. Ideální je zvolit nějakou již fungující službu, která je vytvořena přesně pro ten účel. Existuje řada aplikací, které umí evidovat členy nebo tvořit kalendář. Aby se ale klubům skutečně ulevilo, musí toho umět víc. Ideálně by mělo jít o službu, která řeší jak administrativu klubu, tak komunikaci – a navíc jak tu vnitřní, tak i vnější.

Pro vysvětlení, vnitřní komunikace probíhá od managementu směrem k trenérům a svěřencům nebo rodičům a naopak. Vedení v jejím rámci řeší samotný chod klubu – například spravuje členskou základnu, tréninky a události v kalendáři nebo platby za příspěvky, turnaje, soustředění a kempy. K externí komunikaci pak slouží webové stránky klubu, které informují veřejnost o dění v klubu nebo obecně i ve sportu.

Hlavní usnadnění pak je v automatizaci procesů a synchronizaci informací. Například napojení služby na web, kam se sama nahrávají data a zajišťuje to jistou míru bezúdržbovosti. De facto jde o to, mít jakýsi ekosystém v rámci jedné platformy ke komunikaci, administrativě i prezentaci pro veřejnost. Ohromnou výhodou pak je mít nejen webovou aplikaci, ale i mobilní, aby člověk mohl dostávat okamžitá upozornění.

Zmiňujete komunikaci. Dokážou takové služby pomoct i v jiných oblastech denní agendy klubu?
Ve všech. To je samozřejmě nadsázka, ale oproti tabulkám a vytištěným papírům toho třeba konkrétně naše aplikace umí opravdu hodně. Vše je na jednom místě, pokaždé na tom stejném a všichni uživatelé mají přístup k tomu, co potřebují. Vše je standardizované a přehledné, na pár kliknutí můžete zjistit kolik sportovců se zúčastní tréninku a jako trenér si pak můžete odškrtnout skutečnou účast. Trenéři využijí i možnosti jednoduchých statistik, přehledu udělených souhlasů jako třeba GDPR, přístupu ke kontaktům na rodiče jednotlivých svěřenců nebo například automatickému generování QR kódů k zaplacení poplatků. Po spárování platby, které může proběhnout automaticky z bankovního účtu, si v klubové sekci může sekretariát zkontrolovat, kdo zaplatil a kdo ne. Těch výhod je opravdu nespočet.

Myslíte si, že digitalizace pomocí profesionálních nástrojů je ta správná cesta, jakou by se dnes kluby měly ubírat?
Není to jediná cesta, pořad tu budou ty často skloňované tabulky. Zcela rozhodně je to ale nejlepší cesta, kterou se stejně dřív nebo později budou muset kluby vydat, ať se to bafuňářům líbí, nebo ne. Kromě výhod, které jsem už zmínil, se vše odehrává online a k ovládání služby stačí mobilní telefon. Jako svěřenec vyjadřuji svou účast, jako rodič můžu psát omluvenky a po potvrzení trenérem mám i přehled o docházce dítěte. Uživatelé dostávají upozornění nejen na nové události a platby, ale i připomínky kontroly osobních údajů. Díky tomu mají kluby vždy aktuální databázi členů, kterou lze dle potřeby exportovat a využít jako podklady pro různé dotace. To je pro klub obrovské usnadnění práce. Díky již zmíněné standardizaci není jakýkoliv problém předat agendu někomu jinému.

Jak moc taková služba na správu klubu ušetří managementu čas?
Důležité je, že užívání klubové sekce šetří čas nejen klubu, ale i samotným členům a rodičům. Úspory vidíme opravdu všude. Začíná to v přímosti komunikace, kdy odpadá nutnost předávat informace, například od trenérů přes sekretariát k managementu. Při využití eos club zone jsou všechny informace v informačním systému, kam mají všichni povolaní přístup. Nemůže se tedy stát, že někdo zapomene předat důležitou zprávu. Klubu šetří čas i aktivita samotných členů, tím, že si do svých účtů vyplní své údaje a doplňují například i zdravotní prohlídky, což by za normálních okolností musel dělat někdo z klubu. Dál čas ušetří i evidence plateb, jednoduchost pořádání události a zjištění účasti – pomáháme totiž i se správou e-přihlášek a u jednotlivých událostí umíme rovnou generovat QR kódy k platbě. U aplikace to nekončí, práci výrazně usnadňuje propojení s webem a automatická synchronizace dat. Ze zpětné vazby přímo od klubů, se kterými spolupracujeme, nám vychází, že kluby ušetří desítky hodiny za měsíc, což s sebou přináší čas, který můžou kluby vložit do samotného sportu místo do administrativy. Ale pozor, při výběru služby silně doporučuji nedívat se jen na cenu. Některé firmy sice nabízejí nízké ceny, skoro až dumpingové, ale pak podle toho taky vypadá samotný produkt. Kromě neobratného uživatelského rozhraní se klienti často dočkají mizerné nebo dokonce neexistující zákaznické podpory a bez té se objede opravdu málokdo.

Jak se tomu staví kluby? Jsou takové modernizaci nakloněny?
Během našeho působení jsme zjistili, že otevřenost k modernizaci se liší mezi sporty. My jsme měli velké štěstí, že máme florbalové zázemí, což je relativně mladý sport s moderním prostředím a převážně i mladými lidmi ve vedení. Ti byli otevřeni zkoušet nové věci, které klubu můžou prospět a naši službu rádi začali využívat. Takové to ale není všude. Někde říkají, že modernizovat nepotřebují nebo o nás, a to je častější případ, nevědí. Až když jim klubovou sekci představíme, jsou mile překvapeni, že existuje způsob, jak si výrazně ulehčit práci.

A co následuje, když mají o službu zájem?
V žádném případě nechceme nabízet pověstného zajíce v pytli, proto klubům a spolkům vždy nabízíme 30denní zkušební dobu zdarma. Sice si plně stojíme nejen za funkčností, ale i za intuitivností a přehledností eos club zone, ale i přesto chceme, aby si službu každý mohl vyzkoušet. Poskytujeme kompletní řešení digitalizace, takže uživatele zaškolíme, vše představíme, poradíme a pomůžeme s importem dat. Tato část samozřejmě ze strany klubů ze začátku vyžaduje nějaké úsilí a čas. Když chce klub službu využívat i po zkušební době, následuje podepsání smlouvy a řádné zaškolení, přizpůsobení služby potřebám klubu a tvorba webových stránek, pokud je od nás klub chce. Když nepočítáme onen zkušební měsíc, tak klubovou sekci zvládneme naplno rozjet během jediného dne a kluby si pak své procesy nastaví běžně během jednoho týdne. Kromě příjemného uživatelského prostředí, dbáme i na zabezpečení celé platformy, k čemuž využíváme nejmodernější technologie. Jsem přesvědčen, že máme nejlepší produkt tohoto typu na trhu, a to i proto, že to je náš hlavní produkt a věnujeme mu většinu času. V čem jsme rozhodně nejlepší je zákaznická podpora. Klientům poskytujeme nepřetržitou podporu v češtině přes telefon a e-mail. Službu také neustále zdokonalujeme a rozvíjíme i na základě zpětné vazby od samotných klubů.

O službě eos club zone
Službu vyvíjí Ondřej Syrový se svým týmem z eos media v Ústí nad Orlicí. Službu v současnosti využívá na 160 klubů s víc než 60 tisíci členy. Aktivační poplatek a celý první rok používání verze „lite“ vás přijde na 7 900 Kč. Od druhého roku činí měsíční poplatek od 239 Kč bez DPH. Výše servisního poplatku se odvíjí od počtu aktivních členů. Víc informací najdete na stránkách eos.cz.